O QUE VALE E O QUE NÃO VALE AUTOMATIZAR NO SEU ESCRITÓRIO

Publicado por Tiago Fachini

Você pode não ter percebido, mas a automação tomou conta do mercado em absoluto - e não apenas da produção industrial, em esteiras de montagem e em grandes montadoras automobilísticas, por exemplo. Ela está no dia a dia, reduzindo riscos e otimizando o modo de trabalhar dos mais diferentes tipos de profissionais. E isto vale para advogados também, que buscam na automação uma forma de economizar tempo e utilizar sua disposição em tarefas que demandam mais intelecto e estudo.

No entanto, há uma parcela significativa da classe jurídica que, receosa com todas as mudanças que a tecnologia traz, ainda se vê distante de um cenário empreendedor dinâmico e competitivo. Mesmo para os mais ousados, a modernidade amedronta. Por este motivo, resolvi criar uma espécie de manual que oferece no mínimo um norte a respeito de automação do escritório. Afinal, por mais evoluída que a tecnologia seja, ela jamais substituirá completamente as habilidades humanas. Muito pelo contrário, ela concede espaço para que profissionais possam se preocupar menos com a monotonia.

Então vamos lá: o que deve e o que não deve ser automatizado?

Automatize

Tempo

• Qualquer tarefa repetitiva que gaste muito tempo e que, às vezes, demande um profissional exclusivo - como coletar os recortes dos tribunais ou os andamentos processuais;
• Emissão de relatórios de honorários, custas e de produtividade da equipe.

Espaço

• Arquive as pastas de seus processos em um ambiente virtual;
• Além disso, deixe todas essas informações únicas e exclusivamente na nuvem, o que dispensa a aquisição de qualquer tipo de infraestrutura, além de não demandar um profissional exclusivo;
• Adquira um ambiente que, além de permitir que você tenha acesso às suas informações, seja amigável a dispositivos móveis - assim você pode acessá-lo em qualquer lugar e hora.

Segurança

• Hospede as informações dos seus processos e clientes em um ambiente seguro e que faça backup dos dados recorrentemente.

Comunicação

• Conceda a todos os colaboradores o acesso à agenda;
• Crie documentos padrões e os hospede na biblioteca do seu software para, além de organizar e ganhar tempo, criar um padrão comunicativo do seu escritório.

Não automatize

Relacionamento

• Procure sempre conversar com os outros colaboradores do escritório, estimulando a empatia entre a equipe. A mesma coisa vale para os clientes. Gastos como uma ligação, um café para ver como as coisas estão são muito valorizados e diferenciais de um profissional;
• Faça a mesma coisa com os clientes;
• Crie datas especiais no escritório onde todos possam compartilhar os seus aprendizados.

Dedicação

• As legislações (federal, estadual e municipal) são dinâmicas e vivem sofrendo alterações. Para acompanhá-las é necessário que o advogado se atualize rotineiramente - e nenhuma máquina pode fazer isto por você!

Planejamento

• Mesmo que as ferramentas de automação ofereçam números importantes, quem precisa fazer previsões, estabelecer indicadores de desempenho, metas financeiras e estratégias de marketing jurídico é você e os colaboradores;
• Os números podem indicar sucesso nas causas de uma outra natureza do direito (trabalhista, criminal), mas é preciso inteligência emocional e visão de mercado para entender se isto pode virar estratégia de atuação ou não.

Feedback

• Evite documentos padrões de feedback aos colaboradores, procure conversar com cada um, explicitando suas especificidades, qualidades e características com oportunidade de melhoria;
• O cliente contratou o seu escritório porque ele tem certeza que você dará atenção ao caso dele, procurará entendê-lo e se envolverá o necessário para conseguir defendê-lo. Não tem problema dar retornos curtos e objetivos, mas procure não tratá-lo como um número.

Sei que cada escritório possui seu método e dinâmica organizacional particular. Mas de todo modo espero que as dicas possam ser úteis e aplicadas da forma que combinarem melhor com seu negócio.